W prowadzeniu firmy nieodzownym elementem działania jest korzystanie z wyposażenia biurowego. Prowadzący działalność biznesmeni są zobligowani do robienia sprawozdań finansowych o posiadanym i kupowanym majątku. Granice kwotowe regulują obowiązkowe sprawozdania: ewidencja wyposażenia i tzw. środki trwałe.

Ewidencja wyposażenia dotyczy właścicieli firm (kofax transformation) prowadzących przedsiębiorstwo w formie spółki jawnej lub partnerskiej. Jako osoby fizyczne, prowadzące regularnie księgi przychodów i wydatków, zmuszeni są również do przygotowywania ewidencji wyposażenia. Ewidencja wyposażenia określa wszystkie przedmiotów dotyczące bezpośrednio działalności firmy – porównaj – .

Założenia ewidencji wyposażenia regulowane są rozporządzeniem ministra finansów z 2003 roku. Określono wówczas widełki cenowe rzeczy, które wliczane są odpowiednio pod ewidencję jak i środki trwałe. Z aktu prawnego dowiadujemy się także o terminie, jaki obejmuje spis przedmiotów spisanych zarówno przy wyposażeniu, jak i środkach trwałych. Zapis reguluje też kwestię dopisania nowo-zakupionego ekwipunku firmy.

Przedmioty w ewidencji – w myśl rozporządzenia – uznane są za krótkoterminowe, maksymalnie przy roku działania. Wartość przedmiotów pod ewidencję winna oscylować między 1500 a 3500 złotych. Wspomniane stawki dotyczą wartości początkowych przedmiotów. W środkach trwałych – idąc dalej za prawem – elementy majątku firmy służą jej powyżej roku a ich wartość przekracza 3500 złotych.
Dopisanie przedmiotu właśnie zakupionego przez firmę winno nastąpić do końca miesiąca w którym zakupiono produkt. W praktyce więcej czasu mają zatem przedsiębiorcy nabywający ekwipunek firmowy we wspomnianych widełkach z początkiem miesiąca.

Więcej na ten temat – ewidencja wyposażenia

Istotnym ogniwem rzetelnie przeprowadzonej ewidencji wyposażenia jest spisanie całościowej informacji. W ewidencji zakupu znajdą się m. in.: kolejny numer wpisu, numer rachunku (ważny – dowód zakupu!), nazwa usługi. Inwestor kupujący wyposażenie firmowe musi podać również cenę zakupu lub koszty wytworzenia i – ewentualnie – datę sprzedaży z podaniem przyczyny jednocześnie. Ewidencję prowadzi się w formie papierowej, ale pracodawcy mogą skorzystać również z elektronicznych formularzy.