Obieg dokumentów w naszej spółce to kwestia niebanalna. Od narzucenia systemu i kontroli należałoby zabierać się za kwestię obiegu danych w administracji całego przedsiębiorstwa. A także, w celu uporządkowania, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić sobie program do zarządzania dokumentami, np. MS Sharepoint.

Po pierwsze powinniśmy przedyskutować jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, wykorzystywanych od lat w innych konsorcjach. Można, w przypadku chociażby niestandardowego rozdziału obowiązków, skorzystać z niestandardowych rozwiązań. Istotnym jest, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich jasne, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej. Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich gwarantuje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. System dziennikowy odpowiedni jest dla podmiotów gospodarczych, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Zapisuje się je w specjalnym dzienniku, lub kilku. Dokumenty mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i szybki obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych wybierany jest najczęściej w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można zakupić np. MS Sharepointa) wykorzystuje segregację i podział ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych dokumentach. Ważna jest ich szczegółowa segregacja – tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który daje możliwość najróżniejsze możliwości, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo.

Od kilku lat natomiast dostępne jest pewne ułatwienie w przepływie, a co najważniejsze, archiwizacji dokumentów. Przepływ danych drogą elektroniczną ogranicza czas pracy pomiędzy kolejnymi pracownikami do minimum.

Sprawdź ten odnośnik – to naprawdę świetna propozycja (http://serwiskluczy.pl/awaryjne-otwieranie-samochodow-warszawa), która z całą pewnością bardzo Cię zaciekawi. Nie wahaj się zatem i sprawdź już teraz!

Standardowo w tym celu wykorzystuje się profesjonalny program do zarządzania dokumentami. Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.