dokumenty, faktury

Czy na niektórych rzeczach można zaoszczędzić kiedy chodzi o prowadzenie firmy? W jakim miejscu tego typu oszczędności szukać?

Każda firma czy to całkiem młoda, czy też taka, która na rynku działa już niesamowicie długo stara się, by obniżać wydatki wiążące się z obsługą standardowych czynności. Chodzi o to by tak zoptymalizować koszty, by nie musieć zatrudniać sporej ilości osób. Gdzie możemy poszukiwać oszczędności? Jakim procesom i czynnościom warto się przyjrzeć?

faktury papierowe
Autor: Savoir-faire Linux
Źródło: http://www.flickr.com
Warto spojrzeć na to jak wygląda obieg faktur w naszym przedsiębiorstwie. Z reguły bowiem czynności, z którymi obsługa faktur jest związana da się zautomatyzować. Nie każdy wie, że istnieją ogromnie pomocne programy do takich zadań- kompletna obsługa faktur. Należy wiedzieć, iż tego rodzaju automatyzacja to oszczędność czasu jak i oszczędzenie jeśli chodzi o wydatki, a przy tym też poprawienie sprawności, z jaką wykonuje się tego rodzaju zadania. Cały proces rozpoczyna się od zeskanowania faktur. Używany jest do tych czynności najczęściej system OCR. W takim momencie faktury trafiają do systemu oraz są rejestrowane. Łatwiejsze jest rozpoznanie faktur i przydzielenie ich do danego działu firmy jak i odpowiedniej osoby, która następnie zajmuje się swoimi fakturami. Niesamowicie wygodne jest to, że do wglądu jest elektroniczna wersja faktur w systemie, w ten sposób możemy zajrzeć do niej bez konieczności posiadania jej tradycyjnej wersji. Na każdym z etapów faktura może zostać zaakceptowana lub też odrzucona. Przy czym gdy przejdzie ona już wszystkie szczeble jest przesyłana do działu księgowości, który tą fakturę księguje. Jak widzimy jest to spore ułatwienie tym bardziej dla firm, jakie obsługują dużą ilość transakcji oraz mają kilka działów lub też szczebli decyzyjnych.

automatyzacja-faktur.pl/
Autor: lab604
Źródło: http://www.flickr.com
Jeśli chodzi o księgowość tu również jesteśmy w stanie poszukać oszczędności. Może zdarzyć się tak, iż o wiele taniej będzie zlecić takie zadania firmie zewnętrznej, nić gdybyśmy mieli znaleźć dodatkową osobę na to stanowisko. Należy sprawdzić jak przedstawiają się oferty biur rachunkowych dla firm. Właśnie taki outsorcing, czyli oddelegowanie części zadań firmom odrębnym może być również pomysłem na zmniejszenie innych wydatków. To nie jedynie księgowość, ale na przykład usługi call center albo też wiele innych. Warto przyjrzeć się zadaniom firmy oraz zastanowić czy nie będzie taniej gdy wynajmiemy specjalistów z zewnątrz zamiast samemu, w swoim zakresie poszukiwać pracowników. Często przedsiębiorstwa takie oferują usługi kompleksowo, co w dodatkowy sposób oszczędza nam czas, jaki można przeznaczyć na inne, ważne działania związane z firmą, na przykład na marketing. Dobrze będzie więc zastanowić się dobrze nad tą kwestią.